Zeitmanagement – was genau bedeutet Zeitmanagement
Zeitmanagement meint, dass du in der Lage bist Deine Zeit richtig und sinnvoll einzuteilen. Zeitmanagement heißt, dass Du im Grunde zu jeder Zeit weißt was auf dich zukommt, wie lange es dauert, was du zu tun hast, wer vielleicht noch dran beteiligt ist und was du am Ende herausholen kannst.
Zeitmanagement – Zeitplanung
Als Führungskraft wird es sicherlich den ein oder anderen Tag drunter und drüber geben. Je nach Thematik bei Dir im Job kann Vieles Deinen Zeitplan durcheinander bringen. Aber auch Deine Mitarbeiter haben Ansprüche.
Diese entstehen meist wenn Du es gerade nicht geplant hast. Sei es ein Schichttausch, der Wunsch zur Anpassung des Arbeitsvertrages, private Probleme oder die Intention sich beruflich weiter zu entwickeln. Eben ganz normale Mitarbeiterführung.
Da gibt es noch zahlreiche weitere Punkte und Zeitfresser, die garantiert Deine Zeitplanung stören werden. Stören verstehe ich hier übrigens nicht im negativen Sinn, sondern in der Notwendigkeit, sich dieser Themen auch kurzfristig annehmen zu können oder zu müssen.
Zeitmanagement-Konzepte und Methoden gibt es wie Sand am Meer. Zahlreiche Theorien und Praxisbeispiele versprechen den optimal geregelten Arbeitstag inklusive Beseitigung aller Zeitfresser. Einige davon zu kennen, kann nicht schaden. Ein perfektes System wird es vermutlich nie geben. Letztlich musst Du selbst klar kommen und eine sinnvolle Zeitplanung finden. Daher gibt es in diesem Artikel kein Konzept an sich, sondern brauchbare Praxis-Tipps und Grundlagen, die in jedem Fall den Arbeitsalltag im Sinne Deiner Zeitplanung erleichtern. Dein Zeitmanagement ist nicht nur für Deine Mitarbeiter wichtig, sondern auch für Dich. Zum Beispiel im Rahmen der Burnout Prävention.
Zeitmanagement Methoden 1
Wichtig bei Deiner Tagesplanung sind Puffer.
Wie groß diese Pufferzeiten für Dich sein sollen, ist für mich an dieser Stelle schwer einzuschätzen. Ich kenne Deine konkreten Aufgaben auch nur theoretisch.
Für mich selbst haben sich zwei mal 15 und zwei mal 30 Minuten bewährt. Die verteile ich vor allen anderen Zeitplanungen auf den Tag. Das sind also schon Mal feste Termine, die nicht belegt werden können. Den letzten 30 Minuten Puffer lege ich übrigens vor den Feierabend. Ich verbrauche ihn zwar auch regelmäßig, schaffe dafür aber meine Themen des Tages und gehe nicht mit einem Gefühl der unerledigten Arbeit nach Hause. Wichtig ist in jedem Fall, dass Du Deine Pufferzeiten fest planst.
Wenn Du Puffer hast, solltest Du Dir auf jeden Fall klar sein, was Deine so genannten Basics sind. Was sind Aufgaben, die Du in jedem Fall erledigen musst. Hier gilt es zu differenzieren.
Zeitfresser erkennen
Dazu möchte ich Dir ein Beispiel geben. Als Führungskraft musst Du nicht nur Dein Team kennen, sondern Du musst in der Lage sein, die Schwächen Deiner einzelnen Mitarbeiter zu fördern und im idealen Fall in Stärken umzuwandeln. In der Regel wird dieses Kennenlernen der Schwächen Deiner Mitarbeiter im Rahmen von Analysen und Beobachtungen durchgeführt. Um zu Beobachten kann das Thema Mitarbeitergespräche führen eine Option sein.
Um hier auf einen validen und vor allem kontinuierlich nachvollziehbaren Schnitt zu kommen, solltest Du täglich Deine Kennzahlen anschauen und Beobachtungen durchführen. Wie lange das dauert und wie umfangreich das ist, liegt natürlich an der Art Deiner Branche. Damit steht eigentlich fest, dass es täglich einen festen Zeitblock für Deine “Kennenlern-Aufgaben” geben muss. Das ist mit Sicherheit ein Zeitfresser.
Zeitfresser durch Umdenken eliminieren?
Wenn Du jedoch in der Luxussituation bist und auf Bewertungen durch Kunden zurückgreifen kannst, ergeben sich hier im Sinne des Zeitmanagements große Chancen für Freiräume. Man muss sie nur sehen.
Denkbar ist das zum Beispiel im Kundenservice oder generell in Bereichen wo Deine Mitarbeiter Berührungspunkte mit Kunden haben. (Apotheke, Supermarkt, Online, Messen)
Dem Kunden kannst Du als Führungskraft gern vertrauen. Wenn ihm etwas nicht passt, wird er es garantiert mitteilen. Ist er zufrieden auch, aber dann zu einem geringeren Anteil.
Wenn es also eine vernünftige Anzahl von Kundenbewertungen gibt und diese auch noch in verschiedene Kriterien kategorisiert sind, kannst Du Deine Analysen in ihrer Anzahl durchaus nach unten schrauben. Diese Arbeit erledigt sozusagen der Kunde für Dich. Es liegt letztlich natürlich an der Qualität der Kundenbefragung. Wird der Kunde gefragt, ob er das Produkt toll findet, nützt Dir das leider erst einmal gar nichts. Wird er aber gefragt, wie zufrieden er mit dem Mitarbeiter, der Betreuung, der Freundlichkeit am Schalter oder Ähnliches war, ob sein Problem geklärt wurde, wie er die Atmosphäre im Gespräch fand usw. hast Du äußerst wertvolle Indikatoren zur Hand.
Im Idealfall orientiert sich die Kundenbefragung logischerweise an den generellen Bedürfnissen der Kunden. Werden in der Kundenbefragung Fragen gestellt, auf die Deine Mitarbeiter keinen Einfluss haben, läuft etwas falsch. Dann entwickelst Du Deine Mitarbeiter schlichtweg am Kunden vorbei und wirst niemals so richtig vorwärts kommen.
Zeitmanagement Methoden 2
Wenn Du nun Deine Basics kennst, bist Du in der Lage Deinen Tagesplan weiter zu füllen. Du hast nun Zeitblöcke für Deine Puffer und für Deine täglichen und wiederkehrenden Aufgaben drin. Du wirst sehen, da sind schon viele Stunden Deines Tages fest verplant. Den Rest kannst Du nun mit unregelmäßigen bzw. nicht täglich vorkommenden Terminen füllen.
Damit sollte Deine Zeitplanung im Grunde auch stehen.
Du merkst sicherlich, dass Zeitmanagement keine große Kunst ist. Die Kunst des richtigen Zeitmanagements liegt in den täglich auftretenden Störungen und Erkennen der Zeitfresser. Hier liegt es an Dir. Lerne unbedingt drei sehr wichtige Dinge.
Zeitmanagement Methoden – Priorisieren
Du musst lernen, Aufgaben zu priorisieren. Was ist aus Deiner Sicht wichtiger? Ein Mitarbeiter, der gerade weinend von seinem Platz aufsteht, oder Dein Chef, der schon 15 Minuten auf einen sehr wichtigen Report zu den Qualitätszahlen des letzten Quartals wartet? Entscheide selbst!
Zeitmanagement Methoden – Delegieren
Nicht alle Aufgaben musst Du tatsächlich selbst erledigen. Als Führungskraft hast Du sowieso Mitarbeiter, denen Du Aufgaben zuweisen kannst. Das ist jedoch auch auf gleicher und sogar auf die nächsthöhere Ebene möglich.
Einer meiner Chefs fragte mich mal zu einer Aufgabe und wann er diese erledigt bekommt. Da mir klar war, dass ich die nötige Timeline nicht halten kann, habe ich ihm das ehrlich gesagt und ihn gebeten, die Aufgabe mit mir zu teilen. Das ist kein Beinbruch und es ist auch so gekommen. Ich habe die Zahlen geliefert und er hat die Präsentation damit gefüllt. Ein Zeitfresser erledigt. 🙂
Auf gleicher Ebene funktioniert das genauso. Du kannst immer einen Kollegen um Hilfe bitten. Das heißt nun nicht, dass Du all Deine Aufgaben “wegdelegieren” sollst. Im Notfall ist dies aber ein echtes Stilmittel.
Wenn Du Mitarbeitergespräche führen (Klick – mehr Informationen über mein Buch) musst, erledigst Du das jedoch am besten immer selbst. Hier geht es einfach darum, die Bindung zum Mitarbeiter zu erhalten oder zu verstärken. Im Sinne des Zeitmanagements hat also ein Mitarbeitergespräch immer Vorrang.
Zeitmanagement Methoden – Nein sagen
Lerne unbedingt Nein zu sagen. Mit Nein sagen meine ich nicht die generelle Ablehnung der Aufgabe, sondern den Bezug zur Timeline.
Wenn eine Aufgabe an Dich heran getragen wird, musst Du nicht immer zu sofort damit beginnen.
Es wirkt wesentlich professioneller, wenn Du auf Deinen Plan schaust und eine Zusage mit verbindlicher Timeline abgibst.
Damit gibst Du einerseits die Zustimmung zur Aufgabe, hast aber andererseits die Kontrolle über Deine Zeit. Falls mal wirklich etwas dringend ist, nutze Deine Pufferzeiten. Dafür sind sie da. Mit etwas Übung gewöhnen sich Deine Kollegen sehr schnell daran. Im Zweifel sorgst Du für die nötigen Transparenz und erklärst Dich kurz. Bitte um Verständnis. Das nimmt Dir niemand übel.
Zeitmanagement Methoden -Fazit
Zeitmanagement ist relativ einfach. Man muss seine Aufgaben kennen und kleine Puffer einbauen. Durch Delegieren, Nein sagen und vor allem Priorisieren bewältigt man seinen Arbeitstag ohne große Störungen und kann damit seinem Plan treu bleiben.
Eine sinnvolle Zeitplanung kann helfen die Übersicht zu behalten aber auch professionell zu sein. Störungen müssen erledigt werden, außer man ist beispielsweise gerade beim Mitarbeitergespräche führen.
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