Mitarbeitergespräche führen – nicht nur für junge Führungskräfte

Mitarbeitergespräche, oft auch Personalgespräche genannt, sind für viele Führungskräfte ein Buch mit sieben Siegeln. Vor allem als junge Führungskraft hat man hier oft eine gewisse Art von Berührungsangst mit diesem Thema. Mitarbeitergespräche führen heißt konzentriert und vorbereitet in einen Dialog zu treten. Idealerweise hat man ein festes Konzept dafür. Du findest hier grundlegende Informationen und praktische Tipps für Deine Mitarbeitergespräche. Unten dann auch als Download für Deine tägliche Arbeit.

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Mitarbeitergespräche führen

Als Führungskraft brauchen deine Mitarbeiter regelmäßig Feedback zu ihrer Arbeit. Aber nicht nur das klassische Feedback ist ein Grund um ein Mitarbeitergespräch zu führen. In dem Fall würde man das übrigens Feedbackgespräch nennen.

Es gibt zahlreiche Gründe um Mitarbeitergespräche führen zu müssen. Im Rahmen der Personalentwicklung ist ein Mitarbeitergespräch eine deiner Hauptaufgaben als Führungskraft. Ob Du Teamleiter, Supervisor, Abteilungsleiter, Gruppenleiter etc. bist, spielt dabei keine Rolle. Mitarbeitergespräche gehören zum Tagesgeschäft. Im Folgenden findest Du eine Aufstellung möglicher Gründe bzw. Arten von Mitarbeitergesprächen.

Gründe um Mitarbeitergespräche führen zu müssen / Arten von Mitarbeitergesprächen

  • Jahresgespräch
  • Kritikgespräch
  • Feedbackgespräch
  • Beurteilungsgespräch
  • Zielvereinbarungsgespräch
  • Hygienegespräch
  • Rückkehrgespräch
  • Personalgespräch
  • Probezeitgespräch

Mitarbeitergespräch Gründe

Die jeweiligen Arten drücken den Grund für das Mitarbeitergespräch allein schon mit ihrem Namen aus. Nicht alle dieser Gespräche führst Du regelmäßig. Vor allem bei den Gesprächen, die Du eher selten durchführst, ist ein Leitfaden sehr hilfreich.

Hinweis - Mitarbeitergespräche führen als Buch
In meinem Buch,Mitarbeitergespräche führen: Personalentwicklung nicht nur für junge Führungskräfte (Link zu Amazon), findest du umfangreiche Erläuterungen zu den jeweiligen Arten der Mitarbeitergespräche. So viel soll schon vorab gesagt sein, die häufigste Art ist im Grunde das Personalgespräch mit einem Feedbackgespräch kombiniert.

Das klassische Mitarbeitergespräch, wie man es allein vom Namen her erwarten würde, gibt es nicht. Doch das wirst du beim Mitarbeitergespräche führen schon noch selbst erleben. Das unangenehmste Gespräch ist für viele Führungskräfte das Hygienegespräch. Dazu findest Du in meinem Buch eine praktikable Herangehensweise.

Mitarbeitergespräche eignen sich auch um herauszufinden, wie es gerade innerhalb des gesamten Teams so läuft und ob es mal wieder zeit für eine Teamentwicklungsmaßnahme ist.

 Wie bereite ich mich auf ein Mitarbeitergespräch vor

Intensiv! Tatsächlich ist die Vorbereitung eine der wichtigsten Komponenten in einem Mitarbeitergespräch. Du brauchst alle relevanten Informationen und erreichte Kennzahlen zu Deinem Mitarbeiter. Selbst wenn Du gerade nicht in der Lage bist, echte Kennzahlen zu ermitteln, brauchst Du wenigstens Schätzwerte. In welcher Branche auch immer du arbeitest, spielt keine Rolle. Außerdem wird es mit Sicherheit verschiedene Kennzahlen geben. Als Führungskraft musst Du regelmäßig  Mitarbeitergespräche vorbereiten. Nutze dazu und für die Durchführung gern meine Checkliste.

Mitarbeitergespräche führen Checkliste


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Kennzahlen in Mitarbeitergesprächen

Hier ein paar Beispiele von Kennzahlen, die Du vor dem Führen von Mitarbeitergesprächen ermitteln solltest/könntest:

  • Krankenquote
  • Verspätungsquote
  • Stückzahl pro Stunde
  • Bearbeitungsdauer
  • Fahrzeit
  • Beladungsdauer
  • Konzepte pro Monat
  • Zeichen pro Minute
  • Bestellungen pro Stunde
  • Termine pro Woche
  • usw

Bei den Kennzahlen geht es also immer um einen Wert pro Zeitintervall. Diese Herangehensweise macht Deine Mitarbeiter für Dich vergleichbar. Konzentriere Dich im Mitarbeitergespräch, wenn möglich, auf einen Schwerpunkt. Das heißt nicht, dass du alle anderen Potentiale vernachlässigen sollst. Es ist nur wichtig, deinen Mitarbeiter nicht zu überfrachten.

Mitarbeitergespräche führen – Verantwortung übernehmen

Wenn du Mitarbeitergespräche führen musst, sollst du dir auch deiner Verantwortung bewusst sein. Darüberhinaus musst Du dafür Sorge tragen, dass Dein Mitarbeiter einerseits alle Informationen erhält und andererseits auch die Chance hat sich zu entwickeln. Manchmal ist auch hier weniger mehr.

Übrigens, im Mitarbeitergespräch geht es nicht um Kritik ausüben! Es geht um Personalentwicklung. Kritik üben ist irgendwie negativ besetzt und wird deinen Mitarbeiter nicht vorwärts bringen. Wende hier lieber ein klassisches Feedback an. Also verpacke deine Kritik sozusagen in positive und optimistische Worte. Das heißt nicht, dass die Kritik ausbleiben soll. Das heißt nur, dass die Perspektive eine andere ist! Wenn Du Beispielweise ein Probezeitgespräch durchführst, ist dies für den Mitarbeiter eine Art Meilenstein. Ein sehr wichtiger Meilenstein!

Mal ganz ehrlich, wenn Du zu einem Probezeitgespräch einlädst, hast Du Deine Entscheidung sowieso getroffen. Hast Du dich gegen den Mitarbeiter entschieden, kannst Du ihm ein Feedback geben und das Mitarbeitergespräch dann auch schon dem Ende zuführen. War die Entscheidung positiv, ist das auch ein Grund für positive Worte. Gemerkt? Einfach eine andere Perspektive einnehmen!

Wie oft sollst Du Mitarbeitergespräche führen?

Tatsächlich geht man in der Regel von mindestens einmal pro Jahr aus. Als ich im Laufe der Zeit dies gelernt habe, war ich schon ein klein wenig erschrocken. Natürlich gibt es gewisse Abhängigkeiten der verschiedenen Branchen.

Doch was spricht denn gegen ein kurzes und monatliches Gespräch zwischen Mitarbeiter und Chef? Für Leistungsbeurteilungen oder Feedbackgespräche sollten mindestens aller drei Monate Termine gefunden werden.

Wie führe ich ein Mitarbeitergespräch

Zu einem Mitarbeitergespräch gehört eine ganze Menge. Schau Dir sehr gern dieses Video dazu an. Es geht nur etwas über zwei Minuten.

Lief dieses Mitarbeitergespräch aus Deiner Sicht optimal?

Wenn Du ein Mitarbeitergespräch führen musst und mit einem Konzept und der richtigen Vorbereitung ausgestattet bist, ist diese Frage tatsächlich überflüssig. Natürlich lief das Gespräch in dem Video nicht so perfekt. 🙂

Ganz ehrlich, ich gehe heute in jedes Mitarbeitergespräch mit dem nötigen Respekt, aber ohne Sorge. Ich habe aber auch mittlerweile hunderte solcher Gespräche geführt. Aus verschiedenen Gründen. Leider kann ich keine konkrete Zahl nennen. Am Anfang habe ich mir das tatsächlich aufgeschrieben. Als ich dann im Rahmen meiner Ausbildung das fünfte Gespräch hatte, war ich mächtig stolz.

Natürlich war das auch bei mir am Anfang recht holprig. Als aus der Fünf eine Fünfzig wurde, war auch meine Brust entsprechend geschwollen. Aber irgendwann ging dann mal das Zählen im Daily Business unter. Ein Mitarbeitergespräch führen wird dann irgendwann zu einer Art Routine. Wichtig ist hierbei, dass Du trotzdem aufmerksam bleibst.

Aber angenommen, es wären 500 Mitarbeitergespräche, kann ich dir sagen, dass ich wenigstens 480 davon immer nach dem gleichen Prinzip durchgeführt habe. Erfolgreich. Als Führungskraft musst Du ständig Mitarbeitergespräche führen. Sorge für eine gewisse Konsistenz.

Mitarbeitergespräche führen in nur 3 Phasen

Ich nutze für meine Mitarbeitergespräche immer 3 Phasen. Diese 3 Phasen sind immer in Abhängigkeit des jeweiligen Grundes für das Mitarbeitergespräch unterschiedlich lang bzw. kurz. Die Phase 1 unterteile ich zusätzlich noch einmal in 3 Unterphasen.

 

Mitarbeitergespräche führen - Ablauf Phasen

 

In meinem Buch findest du die einzelnen Phasen ausführlich erläutert. So viel vorab, in Phase 1 ist die Überleitung besonders wichtig. Dann wird auch das Thema Mitarbeitergespräch führen für Dich “kein Thema” mehr sein.

Mitarbeitergespräche – Spinnentechnik

Zumindest, wenn es um ein Mitarbeitergespräch im Sinne der Personalentwicklung geht. In meinem Buch zeige ich dir auch eine ganz spezielle Technik. Ich nenne sie Spinnentechnik. Dabei spiele ich im Buch ein Mitarbeitergespräch von Vorne bis zum Ende durch. Zusätzlich findest Du im Buch einen Beispieldialog, der deinem Mitarbeiter hilft, das richtige Ziel zu erreichen. Sofern Du magst oder es notwendig ist, kannst Du auch in jedes Mitarbeitergespräch ein Feedback einbauen.

Am Ende des Buch findest Du noch eine Mitarbeitergespräch Checkliste.

 

Inhaltsverzeichnis meines Buches Mitarbeitergespräche führen

  • Verschiedene Gründe für ein Mitarbeitergespräch
  • Jahresgespräch
  • Kritikgespräch
  • Feedbackgespräch
  • Beurteilungsgespräch
  • Zielvereinbarungsgespräch
  • Hygienegespräch
  • Rückkehrgespräch (Return to Work)
  • Personalgespräch
  • Struktur eines Mitarbeitergespräches
  • Phase 1 – Einführungsphase
  • Phase 2 – Der Kern des Mitarbeitergespräches
  • Spinnentechnik
  • Beispieldialog für Zielvereinbarung
  • Phase 3
  • Praxistipps für Deine Mitarbeitergespräche
  • Planvoll Handeln – Emotionen weglassen
  • Körpersprache – Ist wirklich alles geklärt?
  • Pausen nur bei langen Gesprächen
  • Kaffeepause versus professionelles Gespräch
  • Wertschätzung
  • Regelmäßigkeit
  • Notfallthema
  • Individuelle Stärken fördern & Schwächen verringern
  • Vereinfachung Deiner Arbeit – Ressourcen wiederverwenden
  • Vorsicht – Nicht einschlafen
  • Checkliste

 

Mitarbeitergespräche PDF als Download

Hier kannst Du diesen Artikel zum Thema Mitarbeitergespräch führen auch als PDF herunterladen und auch sehr gern für Deine Arbeit bzw. Vorbereitung  oder als Checkliste nutzen.

Quellen für das Buch

 

Mitarbeitergespräche führen – Buchvorschau lesen

Um einen Blick direkt ins Buch zu werfen, nutze die Knöpfe unter dem Bild.

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